IT Integrator: Домашньо-офісний режим

ПРОБЛЕМНА СИТУАЦІЯ, ЯКА МАЛА МІСЦЕ 

Введення жорсткого карантину навесні та перехід до адаптивного карантину влітку потребував переходу на новий режим роботи компанії задля збереження ефективності роботи

РІШЕННЯ ПРОБЛЕМНОЇ СИТУАЦІЇ

Компанія “ІТ-Інтегратор” перевела персонал на гнучкий графік роботи з регулярним віддаленим форматом. IT-компанія запустила програму Flexitime 2020, орієнтуючись на головний кадровий тренд від найкращих світових IT-компаній – акцент на віддаленій роботі.

Гнучкий графік запроваджений в компанії на весь поточний фінансовий рік, тобто до кінця першого кварталу 2021 року. Співробітники компанії тепер можуть обирати гнучкість у три способи:

1) місце, де вони працюють;

2) дні робочого тижня в офісі та вдома;

3) час початку та закінчення робочого дню.

Стосовно місця роботи є наступні опції – офіс, дім, коворкінг чи будь-яке інше зручне місце з підключенням до мережі. Також обирати можна і кількість офісних днів – рекомендований графік – три дні в офісі, два – вдома чи в іншому місці. Для співробітників, які перебувають на гнучкому графіку роботи, встановлюються «плаваючі» початок і закінчення робочого дня. За погодженням з керівником робота може розпочинатися з 8-ої до 11-ої години та тривати 8 годин.

Новий формат роботи дозволить компанії адаптувати співробітників до офісної роботи після майже трьох місяців карантину та віддаленої роботи. Робота під час карантину дала можливість топ-менеджменту компанії пересвідчитися в тому, що віддалена робота для більшої частини співробітників навіть більш продуктивна, ніж звичайна. Крім цього, у такий засіб “ІТ-Інтегратор” реагує на запит співробітників щодо гнучкого робочого дня, який існував і до цього. Отже, для персоналу це – додаткова нематеріальна мотивація. Змішаний формат роботи також дозволить співробітникам бути психологічно готовими до наступних хвиль карантину, за умови, якщо вони матимуть місце. Гнучкий графік поширюється на всі підрозділи компанії, крім транспортного відділу та відділу транспортної логістики. Всі інші підрозділи можуть використовувати його за умови наявності чергових в офісі.

“Ми, як ІТ-компанія, звикли в нашій діяльності до гнучкої роботи. Але раніше використовували цей формат не занадто активно. За останні місяці під час карантину ми працювали за гнучким графіком більшість часу та цілком впевнилися в його ефективності та практичності”, – коментує віцепрезидентка “ІТ-Інтегратор” Надія Омельченко.

Наявність гнучкості не означає, що змінюються вимоги до якості або термінів виконання роботи. Але плаваючий графік надає можливість персоналу орієнтуватися на результати, а не на час, та працювати за власним, найбільш комфортним сценарієм. Водночас успіх гнучкої роботи в багатьох аспектах залежить від менеджерів: вони мають постійно виступати у ролі коучів своїх підлеглих та системно відстежувати результати співробітників – персональні досягнення, колаборацію з іншими членами команди та підрозділами, взаємодію з клієнтами.

Запускаючи програму Flexitime 2020, “ІТ-Інтегратор” адаптує останні кадрові практики відомих світових ІТ-компаній. Так, нещодавно керівництво Facebook заявило, що протягом наступних 5-10 років переведе на віддалений формат роботи половину співробітників компанії. Водночас Twitter дозволила своїм співробітникам, які через пандемію COVID-19 зараз працюють дистанційно, не повертатися до офісів.

Основна задача, яка виникла у наших технічних спеціалістів при організації віддалених доступів, це забезпечення інформаційної безпеки компанії. Вона була вирішена за допомогою трирівневої системи аутентифікації від нашого партнера компанії Cisco. Наша команда системних адміністраторів забезпечила перехід всіх співробітників на відділений режим за досить короткий проміжок час — по суті, за тиждень..

Але в наших реаліях вкрай важлива фізична присутність людей в офісах.

“Ми вважаємо, що для підтримки нормального психологічного стану команди, регулярна робота в офісі обов’язкова. Люди мають бачити один одного, спілкуватися, обмінюватися думками, ідеями, заряджаючи один одного енергією”, – вважає Надія Омельченко.

Офіси компанії вже працюють у стандартному режимі та співробітники активно повертаються до штатної роботи. Водночас для частини співробітників компанії віддалений графік роботи зберігається до закінчення карантину. Це стосується співробітників з дітьми шкільного і дошкільного віку (до 12 років) за відсутності можливості залишити дитину саму або з іншими родичами, робітників, які не мають особистих транспортних засобів та можливості дістатися до офісу з колегами, а також людей, що перебувають у групах ризику.

РЕЗУЛЬТАТИ ПРИЙНЯТОГО РІШЕННЯ 

Через місяць роботи в такому режимі наш HR-департамент провів опитування, з метою виявлення плюсів і мінусів віддаленого режиму. 69% опитаних співробітників позитивно відповіли на питання чи відчували вони турботу компанії в цей період. 28% – відповіли “частково”. 48% відповіли, що такий формат роботи допоміг їм знизити рівень тривожності в порівнянні з попереднім форматом. 77% опитаних сказали, що їм цілком вистачало інструментів, наданих компанією для організації віддаленої роботи.

Майже половині співробітників було недостатньо офлайн-спілкування з колегами, у зв’язку з цим ми запустили серію навчальних вебінарів на платформі Cisco webex. Для постійної підтримки зв’язку та оперативної роботи ми також створили груповий чат через MS Teams – таким чином ми залишалися на зв’язку зі своїми підрозділами й підтримували командний дух.